Tribune - Les 5 questions à aborder avec sa DSI lorsqu’on commence un projet RH en SaaS, par Joël Bentolila


Le lundi 27 avril 2015 | Conseil SIRH
Tribune - Les 5 questions à aborder avec sa DSI lorsqu’on commence un projet RH en SaaS, par Joël Bentolila

Mettre en place une solution RH en mode SaaS demande de l’anticipation et une bonne collaboration entre la Direction des Ressources Humaines (DRH) et la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Appliquer la gouvernance IT en collaboration avec la DSI, anticiper les contraintes externes et internes, préparer l’intégration des données, définir les règles de  responsabilité, les règles de sécurité… de nombreux éléments sont à prendre en considération avant de se lancer dans le déploiement d’un tel projet. Tout est question d’anticipation et de collaboration !

1. La rédaction du cahier des charges en collaboration avec la DSI

Étape fondamentale pour la bonne mise en place du projet, la préparation du cahier des charges permettra de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans la consultation des prestataires. Elle doit bien évidemment se faire en collaboration avec la DSI et poser plusieurs éléments : le budget, les besoins fonctionnels, les besoins de gouvernance IT, etc.
Les projets SaaS échappent parfois au contrôle de la DSI, mais doivent tout de même reproduire les mêmes niveaux de gouvernance que si elle avait géré elle-même l’intégralité du projet.
Cette collaboration va permettre de poser les jalons pour la bonne conduite du projet et d’anticiper les questions techniques avant qu’elle ne se posent durant de projet afin de ne pas retarder celui-ci.

2. L’urbanisation des données : préparer les interfaces entre systèmes

Il est rare d’utiliser un seul système pour gérer l’ensemble des processus RH : paie, gestion des talents, note de frais, gestion des congés… Et plusieurs systèmes sont ainsi souvent interfacés les uns avec les autres. Quels systèmes faire cohabiter ? Comment s’opère le transfert des données entre eux ? Des données sont peut-être présentes dans plusieurs systèmes, lequel sera « maitre » et détiendra les données à partager avec les autres systèmes ? Par exemple, les données du système de paie priment-elles sur le système de gestion des talents ou inversement ?
Toutes ces questions relatives aux interfaces entre systèmes concernent ce que l’on appelle l’urbanisation des données. Encore une fois, la collaboration avec la DSI sera nécessaire sur ce point, qui vous orientera probablement vers un système hybride, qui s’adaptera aux contraintes de l’entreprise.

3. La définition des flux de données

Quelles données vont circuler d’une application à l’autre ? À quelle périodicité ? Qui fixe les règles du jeu quant au format des données échangées ? Ces questions sur le flux des données vont permettre de définir le « langage » d’échange entre deux systèmes, c’est-à-dire le format des données.
Par exemple, dans le cadre d’un recrutement, à quel moment veut-on que le nouveau collaborateur accède au système RH de l’entreprise ?  Lors d’un échange de fichier, à quelle information correspond telle colonne ? etc.
Les entreprises les plus matures auront déjà défini les règles du jeu qu’elles imposeront aux équipes RH et à l’éditeur ; d’autres, qui n’ont pas l’habitude, pourront s’appuyer sur les bonnes pratiques de l’éditeur qui leur proposera ses règles.

4. Les questions de sécurité : authentification, rôle, droits, hébergement des données…

Les rôles et droits des utilisateurs peuvent être très divers au sein d’une même organisation. Selon le profil de l’utilisateur (collaborateur, manager, directeur, RH…), il est donc nécessaire de les lister et de les définir avant même le début du projet.
Qui a le droit de se connecter à l’application ? À quelles pages peut-il accéder ? Quelles informations peut-il voir ? Comment l’utilisateur s’authentifie-t-il ? Comment puis-je savoir qu’il s’agit de la bonne personne ? Une partie des réponses sera liée aux règles de gouvernance IT.
Une autre question clé est celle de la localisation ou l’hébergement des données. Où sera situé le datacenter dans lequel seront stockées les données ? La réponse dépend bien sûr du pays d’implantation de l’entreprise, de la législation en vigueur, mais aussi des exigences particulières de l’entreprise qui impose souvent un stockage dans le pays de son choix. Assurez-vous donc que l’éditeur auquel vous faites appel dispose bien de datacenters dans les pays qui vous intéressent.

5. Le niveau de service

C’est la DSI qui décide du niveau de service à exiger de l’éditeur SaaS. Par exemple, elle fixera le délai de réponse, c’est-à-dire le temps maximum que mettra une page de l’application à se charger, ou bien la réactivité qu’elle est en droit d’attendre en cas d’incident. La DSI peut d’ailleurs se réserver un droit d’audit auprès de l’éditeur SaaS, c’est-à-dire la possibilité de vérifier ses processus de qualité ou de faire des tests d’intrusion dans le système à tout moment.
Une solution de gestion des talents est souvent un système parmi d’autres systèmes. Là est toute la difficulté pour un éditeur qui doit donc se montrer souple sur chacun de ces points. C’est le challenge que nous relevons quotidiennement pour assurer le confort des équipes RH et de nos utilisateurs, tout en respectant les règles de gouvernance de la DSI !

A propos de Joël Bentolila :

Diplômé de l’Ecole des Mines de Paris, Joël Bentolila est cofondateur et CTO de TalentSoft. Riche d’une expérience de plus de 20 ans de direction technique au sein de grands éditeurs de logiciels et SSII. Il dirige le pôle Recherche & Développement et manage l'équipe de développement la plus innovante du "SaaS applicatif" en France.

À propos de Talentsoft :

Talentsoft est le leader européen des applications Cloud de gestion des talents. Sa solution permet de piloter efficacement le recrutement, la formation, la performance, les compétences, les carrières et la rémunération des collaborateurs.

Adaptée aux spécificités européennes et aux enjeux RH globaux, la solution Talentsoft est utilisée par 4 millions d’utilisateurs dans plus de 100 pays. Sa profondeur fonctionnelle et sa flexibilité unique lui permettent de répondre aux besoins de tous types d’entreprises, quels que soient leur domaine d’activité ou présence dans le monde.

www.talentsoft.fr

Transférer cet article à un ami