Retour d’expérience SIRH : comment Legrand déploie Oracle Cloud HCM dans 90 pays

C’est un champion industriel français de portée internationale qui a choisi d’accélérer la transformation des ressources humaines. Legrand est un spécialiste mondial reconnu pour son expertise dans les infrastructures et solutions électriques et numériques du bâtiment.

Avec un siège social à Limoge (Haute-Vienne), une présence dans 90 pays, un effectif de 38 000 collaborateurs (dont 5000 en France) et un chiffre d’affaires de 8,3 milliards d’euros en 2022, le groupe veut améliorer l’expérience collaborateur afin de mieux accompagner sa stratégie globale entre innovation, croissance à la fois organique et externe et poursuite de son développement dans le monde.

Après une expérience initiale d’exploitation de l’outil SIRH de Cegid Talent (ex-Technomedia) en interne, Legrand a sélectionné la suite Oracle Cloud HCM pour accélérer sa transformation des ressources humaines qui a 3 principaux objectifs :

• Accroître l’attractivité du groupe ;
• Renforcer l’engagement des collaborateurs ;
• Répondre aux besoins du groupe à travers une gestion des talents optimisée.

En guise de retour d’expérience, Mélodie Ribeiro, Group HRIS Manager, Groupe Legrand, détaille plusieurs volets du chantier de ce SIRH en cours de déploiement dans le monde.

Périmètre de déploiement du SIRH

Le timing est serré pour le projet d’implémentation d’Oracle Cloud HCM au sein du groupe Legrand. À travers cette plateforme SIRH d’emblée multilingue, l’objectif est d’apporter de la valeur rapidement aux utilisateurs finaux (collaborateurs, managers), au-delà de la communauté des 500 experts RH du groupe.

• « Après un kick-off réussi en octobre 2023, nous avons travaillé avec les experts reconnus d’Accenture pour élaborer les processus RH de demain. Cette phase de process design durera jusqu’en mars 2024.
• Nous travaillons actuellement sur l’amélioration de nos processus RH. Bien que nous ayons travaillé jusqu’ici avec un outil SIRH de Cegid Talent, nous ne voulons pas simplement reproduire l’existant. Au lieu de cela, nous avons décidé de revisiter et de repenser complètement nos processus pour offrir une expérience optimale à nos employés.
• Nous avons récemment franchi une nouvelle étape pour notre projet en entamant la phase de solution design pour le Core HR avec les experts d’Oracle Consulting », déclare Mélodie Ribeiro.

• « Notre entreprise est reconnue pour son ambition et sa détermination à offrir une expérience toujours plus innovante à ses clients à travers le monde. Nous œuvrons continuellement à ce que cela soit vrai aussi pour l’expérience collaborateur. Nous travaillons notamment sur un projet SIRH passionnant et ambitieux qui vise à déployer notre Core HR en novembre 2024 dans nos 90 pays, pour nos 38 000 collaborateurs (dont 5000 en France).
• Nous sommes déterminés à apporter une valeur ajoutée rapidement à nos utilisateurs finaux (collaborateurs, managers) à travers le lancement de la campagne d’entretiens annuels 2024/2025 dans notre nouvel outil.
• La dimension paie n’est pas traitée dans le nouveau projet SIRH. Il est trop compliqué de gérer la paie dans 90 pays avec un outil centralisé. Néanmoins, l’objectif est de s’interfacer avec les outils locaux de paie quand cela génère de la valeur », indique Mélodie Ribeiro.

Supervision du projet de déploiement

Le projet de déploiement du SIRH est porté par Bénédicte Bahier, directrice des ressources humaines du groupe.

Une équipe projet centrale est composée d’une vingtaine de personnes de différentes nationalités basées en France, à Paris ou à Limoges. Elle comporte des membres de l'équipe SIRH et des Business Product Owners (BPO, des référents fonctionnels pour un domaine RH spécifique, tels que le recrutement ou la gestion des talents par exemple).

• « En collaboration avec nos principaux pays cités, nous avons travaillé sur la conception des processus pour aboutir à une équipe d’environ 50 personnes qui se mobilisent actuellement pour ce projet.
• Cette équipe est sur le point de s’agrandir avec l’implication d’une seconde vague de pays pour nous assurer que le design des processus réalisé est applicable à l’ensemble des pays du groupe Legrand.
• Cette approche nous permettra aussi de garantir une expérience utilisateur optimale pour tous les collaborateurs, quelle que soit leur localisation », explique Mélodie Ribeiro.

Quid de la contribution de la direction des systèmes d’information (DSI) du groupe Legrand ?

• « Elle est évidement un partenaire clé de notre projet. Nous œuvrons en étroite collaboration avec eux, particulièrement via notre IT Lead qui représente la DSI au sein de notre équipe-projet.
• Ils nous accompagnent sur les choix techniques, l’architecture et l’intégration avec les outils existants, tout en nous apportant leur expertise pour garantir une mise en place fluide et efficiente de notre solution.
• Grâce à cette collaboration, nous sommes convaincus que nous atteindrons nos objectifs de proposer une solution performante à tous nos collaborateurs », évoque Mélodie Ribeiro.

Gestion des données : entre protection, migration et exploitation

Lors de la phase d’appel d’offres, le directeur de la protection des données (DPO) a validé le choix de la solution Oracle après une analyse rigoureuse avec notre équipe Cyber Sécurité Groupe.

« Nous sommes convaincus que cette solution répondra à nos besoins en matière de sécurité et de confidentialité des données », indique Mélodie Ribeiro.

Une source unique d’informations fiables

• « Notre Core HR sera le pilier central dans la gestion des données collaborateur tout au long de leur cycle professionnel.
• Cette plateforme sera la source unique d’informations fiables et à jour garantissant l’exactitude des données collaborateur. Elle fournira au groupe des rapports et KPI pour une meilleure visualisation et analyse de la performance et des pratiques RH.
• Nous avons pour objectif de simplifier le travail de nos RH en réduisant les saisies multiples et redondantes, leur permettant ainsi de se consacrer plus efficacement à des tâches à plus forte valeur ajoutée », déclare Mélodie Ribeiro.

Migration des données

• « Ce projet comprend aussi un volet crucial concernant la migration de données RH. Nous devrons collecter les données sources de nos 90 pays, ce qui représente un défi considérable pour garantir la fiabilité de ces données.
• Depuis 2023, nous avons commencé à sensibiliser les RH à l’importance d’avoir des données de qualité. Cette démarche est un moyen d’encourager l’adhésion des RH à la culture de la donnée et de leur qualité, dans le but de produire du reporting pertinent », déclare Mélodie Ribeiro.

Analyses de données

• « La partie analytics a constitué un élément différenciant dans le choix d’Oracle HCM Cloud comme solution. Aujourd’hui, il est difficile de centraliser les données RH. Jusqu'à présent, cela exigeait des efforts considérables de la part de nos équipes RH pour remonter ces données. Nous souhaitons donc faciliter cette tache en centralisant la donnée dans Oracle HCM Cloud.
• Nous avons en plus sélectionné Fusion Data Intelligence Platform d’Oracle en complément d’Oracle HCM Cloud afin de nous permettre de générer des dashboards RH beaucoup plus facilement », indique Mélodie Ribeiro.

Freins identifiés relatifs au projet SIRH

Défis culturels

• « Notre entreprise est confrontée à des défis culturels pour l’implémentation d’Oracle HCM Cloud, en raison des habitudes et des outils locaux préexistants dans certains des plus grands pays de notre organisation décentralisée. Cependant, nous travaillons en étroite collaboration avec ces parties prenantes pour trouver une approche globale qui répondra aux besoins spécifiques de chaque pays.
• Grâce à cette approche collaborative, nous sommes confiants sur le fait d’obtenir l’adhésion positive de toutes les parties prenantes pour une transition en douceur vers cet outil centralisé », indique Mélodie Ribeiro.

Réglementation

« Notre entreprise doit aussi prendre en compte les risques liés aux différentes réglementations géographiques pour nos projets digitaux », selon Mélodie Ribeiro.

Formation des collaborateurs

• « Nous serons accompagnés par Accenture sur la conduite du changement. Nous aurons un relais (« change agent » ou ambassadeur) dans chaque pays pour identifier les impacts locaux des nouveaux process élaborés pour les collaborateurs et les managers ;
• Cette initiative “glocal” sera associée à un programme de formation d’adoption des nouveaux usages à adapter en fonction des besoins locaux», indique Mélodie Ribeiro.