Talmundo confie l’onboarding à un chatbot


Par Aurélie Tachot | le mardi 20 novembre 2018 | Gestion des talents
Talmundo confie l’onboarding à un chatbot

La phase d’intégration d’un collaborateur est souvent le maillon faible du processus de recrutement. Pour aider les nouvelles recrues dans leur phase d’intégration, l’éditeur néerlandais Talmundo a intégré un chatbot à sa plateforme d’onboarding. L’outil, testé pendant neuf mois, répond aux questions pratico-pratiques des nouveaux arrivants.

« Comment puis-je me rendre au bureau ? », « Existe-t-il un parking dans l’entreprise ? » « Ou puis-je trouver mes futures fiches de paie ? », « Quels sont mes horaires de travail ? », « Mes frais de transport sont-ils pris en charge ? », « Comment fonctionne le système d’évaluation des performances ? »… Voici le type de questions auxquelles Eva peut répondre. Eva, c’est le prénom du chatbot créé par la société Talmundo, qui dénombre BNP Paribas Fortis, KMPG et Sodexo parmi ses clients. "Avant de prendre leur poste, les nouvelles recrues ont beaucoup de questions qu’ils n’osent pas poser. Et, lorsqu’ils osent, les réponses se font souvent attendre car les équipes RH sont déjà très occupées", explique Nicolas Dinouard, responsable France de Talmundo. Plutôt que de concevoir une « FAQ » trop « froide », la société a ainsi planché sur une intelligence artificielle capable de répondre aux questions des collaborateurs ou, à défaut, de les remonter aux équipes concernées de manière à y répondre ultérieurement. Sur ce point, l’intelligence artificielle sert donc aussi les professionnels RH : en sondant les questions que les nouveaux salariés se posent, les recruteurs peuvent enrichir le tableau de bord de leur plateforme d’onboarding.

Une assistance administrative

Le périmètre d’Eva ne s’arrête pas là. "Généralement, les entreprises qui intègrent un nouveau salarié lui remettent un livret d’accueil. Mais il est impossible pour un nouvel arrivant d’agréger autant d’informations d’un seul coup ! C’est la raison pour laquelle notre chatbot apporte également une assistance administrative dans son parcours d’intégration", indique-t-il. Concrètement, l’agent conversationnel peut rappeler aux nouvelles recrues qu’elles doivent compléter leur feedback sur le processus de recrutement ou remplir tel formulaire administratif. L’intelligence artificielle peut également leur indiquer qu’il y a un nouveau manager ou projet dans leur service... D’après Talmundo, Eva adapte ses réponses en fonction de son « interlocuteur », notamment son intitulé de poste, son ancienneté, l’emplacement de son bureau… Pour arriver à ce degré de services, l’éditeur néerlandais a listé 40 questions qu’il a paramétré dans son chatbot. Pour chaque client, il a ajouté, à cette base, une deuxième couche de questions liées aux spécificités de l’entreprise : types de contrat, horaires décalés, organisation multi-sites… Une fois déployée, Eva prend ensuite le relai et enrichit sa propre base de données au fil des échanges avec les utilisateurs. 

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