Tribune - Comment réussir la digitalisation de ses processus RH d’entretiens professionnels ? par Pierre-Maxime Biau, Altays


Le lundi 23 novembre 2015 | Gestion des candidatures
Tribune - Comment réussir la digitalisation de ses processus RH d’entretiens professionnels ? par Pierre-Maxime Biau, Altays

 

 

La loi du 5 mars 2014 impose aux entreprises de faire passer tous les 2 ans un entretien professionnel à l’ensemble de leurs salariés. Pourtant à seulement quelques mois de la date butoir du 7 mars 2016, force est de constater qu’un grand nombre d’entreprises ne sont pas encore à ce jour outillées. Il n’y a donc plus de temps à perdre…

Les entreprises doivent plus que jamais s’organiser. Si la digitalisation est de plus en plus présente sur l’ensemble des processus RH, un trop grand nombre d’entre elles sont encore à la traîne concernant la mise en place d’outils permettant une bonne gestion des entretiens (qu’ils soient professionnels ou annuels). Une solution informatique est pourtant aujourd’hui quasi indispensable pour optimiser la gestion de ces campagnes d’entretiens. C’est dans ce contexte qu’Altays, éditeur de solutions RH, est de plus en plus sollicité par des entreprises soucieuses de s’équiper.

La digitalisation des entretiens : un levier de performance

Au sein de la fonction RH, la mise en œuvre des entretiens professionnels est au centre de toutes les préoccupations. Beaucoup d’entreprises, non encore équipées, envisagent désormais de mettre en place un outil qui leur apporterait un certain nombre d’avantages. L’enjeu est non seulement de gérer les entretiens professionnels mais également d’évaluer les plans de formation, les compétences et les performances. La digitalisation de ces entretiens va également permettre une meilleure réactivité et une meilleure agilité au niveau RH pour organiser l’ensemble des campagnes. La mise en place d’un outil informatique offre en effet la possibilité, surtout dans le cadre d’une volumétrie très importante, d’animer plus facilement un réseau de managers responsables de la conduite de ces entretiens et de gérer plus efficacement la gestion et la transmission des formulaires d’entretiens. 

En dehors du cadre légal d’un entretien tous les 2 ans, ce dernier est également obligatoire après un arrêt de travail longue durée. Le suivi en termes de pilotage pour les RH et les managers s’annonce donc compliqué. La mise en place d’un outil permettant de créer des alertes afin de signaler les dates limites pour passer ces entretiens s’avère donc particulièrement intéressant pour les entreprises. D’autant plus que tout manquement à ces obligations se verra sanctionné financièrement.

Autre avantage et non des moindres : la fiabilité des données. La mise en place d’un outil informatique assure bien évidemment plus de fiabilité et de pérennité dans la collecte des données qu’en fonctionnant avec un simple fichier Word qui sera imprimé, signé par les salariés, puis archivé. Un facteur de pérennité d’autant plus important dans le cadre du « bilan récapitulatif du parcours professionnel » obligatoire tous les 6 ans. Au cours de cet état des lieux récapitulatif de la situation professionnelle du salarié, un certain nombre de points devront en effet être vérifiés. Il est donc essentiel pour les entreprises de pouvoir établir un suivi clair de la situation de chaque salarié afin de pouvoir anticiper les écueils.

Le choix de l’outil : une étape décisive

Le déploiement d’un outil informatique efficace et pérenne pour gérer les entretiens est particulièrement important. Une entreprise ne pourra en effet se permettre de changer d’outil tous les ans afin de ne pas compliquer la tâche de ses managers et de ses salariés. Autre critère à prendre à compte : il faut que la solution soit simple et intuitive pour permettre aux managers de se l’approprier facilement sans nécessiter des heures de formation.  Elle devra également pouvoir être utilisée dans le cadre de l’ensemble des entretiens mis en place au sein de l’entreprise, qu’ils soient professionnels ou annuels. Enfin, dernier point important : l’intégration de cet outil dans un écosystème SIRH existant. Il est en effet essentiel de s’assurer que l’éditeur choisi soit capable d’interfacer son outil avec les autres solutions déjà mises en place.

Dernier point d’attention, l’outil doit être évolutif et respectueux du cadre réglementaire qui pourra changer au fil du temps. C’est une bonne occasion pour les entreprises de réfléchir à une meilleure organisation et à une optimisation de leurs outils.

 

A propos de l’auteur : Pierre-Maxime Biau travaille chez Altays, un éditeur de solutions RH, depuis 3 ans. Il est responsable du Pôle Solutions en charge de la conception des solutions RH.

 

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