eDocGroup dématérialise les documents RH
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Contrats de travail, bulletins de paie, notes de frais… Les documents RH se dématérialisent de plus en plus au sein des entreprises. Avec sa solution « DeskRH », qui combine un coffre-fort numérique et un outil de signature électronique, la société eDocGroup fait partie des acteurs qui contribuent à la percée de la dématérialisation RH, comme l’explique Ronan Gervez, directeur général adjoint d’eDocGroup.
Quelles sont les solutions proposées par eDocGroup ?
Depuis 2016, nous commercialisons une solution de dématérialisation des documents RH (fiches de paie, contrat de travail, notes de frais…) qui s’appelle « DeskRH » et qui est le fruit de 7 ans de R&D. Le succès de cette solution repose sur un contexte juridique favorable depuis la loi El Khomri ainsi que la maîtrise interne de deux technologies : celle du coffre-fort numérique et celle de la signature électronique. La solution métiers DeskRH offre aux salariés un coffre-fort gratuit dans lequel sont archivés tous les documents RH transmis par l’entreprise et authentifié grâce à la signature électronique. Au sein de son coffre-fort, le collaborateur peut activer des « collecteurs », des petits robots qui collectent d’autres documents électroniques comme les factures de téléphone, les relevés de compte, les photocopies de permis de conduire…
Comment vous différenciez-vous par rapport au groupe La Poste ?
Sur le marché, ce qui compte, ce sont les solutions proposées par l’éditeur ainsi que leurs coûts et la facilité avec laquelle l’entreprise peut les déployer. De ce point de vue, eDocGroup a beaucoup travaillé en développant un back-office qui permet aux organisations de personnaliser la solution de manière granulaire, c’est-à-dire en fonction des profils clients, mais aussi de piloter la distribution des documents. Ce back-office apporte une relation RH et un suivi. Nous sommes notamment capables d’initier un circuit de signature pour un avenant au contrat de travail, par exemple. Nous proposons également des publipostages à destination d’une population de salarié à laquelle nous envoyons par exemple une notice relative aux nouvelles consignes de sécurité ou à la charte informatique. Par ailleurs, nous sommes certifiés Afnor depuis trois ans sur notre technologie coffre-fort. Nous disposons d’un autre agrément depuis mai 2019 : la certification SIAF, délivrée par les Archives nationales, qui nous permet de proposer notre solution au secteur public.
Quels avantages la solution Desk RH offre-t-elle ?
Avec cette solution, nous proposons aux entreprises de faire des économies, qu’elles soient financières ou environnementales : consommer moins de papier dans les entreprises peut constituer un levier. Nous faisons également gagner du temps aux professionnels RH en les déchargeant de certaines tâches administratives afin qu’ils se concentrent sur le management. Le fait que le salarié dispose du document original dans son coffre-fort permet également d'éviter de demander des duplicatas aux services RH. Par ailleurs, nous sommes convaincus qu’intégrer des approches digitales comme la dématérialisation des documents RH contribue à développer la marque employeur de nos clients. C’est donc un levier pour attirer les jeunes candidats.