Afflux de notes de frais : comment s’en sortir ?


Le mardi 29 janvier 2013 | Conseil paie
Afflux de notes de frais : comment s’en sortir ? - D.R.
Qui dit nouvelle année, dit bonnes résolutions. Pour ceux qui se seraient une nouvelle fois sentis dépassés par le volume important de notes de frais à traiter au dernier moment, des solutions existent. Au coeur des nouveaux usages : l’utilisation de plus en plus généralisée des terminaux mobiles



Boucler l’année est rarement de tout repos. Pour les services comptables, le traitement des notes de frais relève souvent du casse-tête alors que s’amassent dans les bases de données des montagnes de demandes de remboursement. Une problématique connue de Concur, spécialisé dans les services intégrés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Chaque année, la société doit gérer plus de 30 millions de notes de frais avec des pics importants en décembre. Pour faciliter le traitement des données, Concur a développé une stratégie mobile dès 2009, créant des applications natives sur les principales plateformes. « D’ici deux ou trois ans, nous pensons que les notes de frais et les réservations transiteront davantage via les terminaux mobiles », anticipe Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général de Concur France.

Lecture automatisée des factures

Mais au-delà d’une simple adaptation, certains outils ont été pensés pour tirer profit des technologies mobiles. C’est ainsi que lors d’un déjeuner professionnel, un salarié d’une entreprise peut photographier la facture du restaurant à l’aide de son téléphone portable. L’application créée par Concur s’occupe du reste : du chargement sur la plateforme mobile à la transformation de la facture en lignes de notes de frais. D’après les données recueillies par Concur, les clients utilisateurs sont de plus en plus nombreux à se tourner vers ces outils mobiles pour soumettre leurs notes de frais (+ 67 %) et pour les approuver (+ 53 %). Rien d’étonnant quand on sait que les Français optent de plus en plus pour le smartphone en guise de téléphone.

Gains de temps à tous les niveaux

Sans compter que ces nouveaux usages impliquent des gains de temps importants à tous les niveaux de l’entreprise. « L’approuveur va pouvoir automatiquement contrôler la politique de dépense de l’entreprise car il va savoir détecter un dépassement s’il y en a. Tandis que le comptable va recevoir automatiquement les notes de frais une fois saisies dans le système et validées », fait remarquer Pierre-Emmanuel Tetaz. Mieux parées aux pics d’affluence, les entreprises ne pourront toutefois pas les éviter. Une seule règle pour les atténuer : l’anticipation.

Aurélie Le Caignec

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